Normas básicas de ergonomía

Nadie pondría en duda que nuestra forma de trabajar ha cambiado mucho en las últimas décadas. Sin embargo, no está tan claro que los lugares en los que trabajamos hayan evolucionado en consonancia con la profundidad de algunos de esos cambios.

Junto a oficinas diseñadas y equipadas según las últimas tendencias en gestión de espacios de trabajo, conviven otras en las que el único cambio significativo ha sido la sustitución de las máquinas de escribir por ordenadores.

Los análisis que las industrias realizan para mejorar sus métodos de producción, en los que miden con precisión milimétrica tiempos de ejecución, costes e índices de productividad, no tienen todavía equivalente en las empresas de servicios.

Es evidente que no es lo mismo trabajar con productos físicos que con ideas abstractas, pero sin duda se podría avanzar más en este campo. Pocas empresas se preguntan cuánto dinero dejan de ganar cuando su mejor comercial invierte una hora en localizar un papel. O cuántas ideas de negocio se pierden cuando un equipo no encuentra una sala de reuniones disponible.

Son preguntas que tendrían una respuesta rápida si los protagonistas fueran trabajadores de cuello azul y su empresa fabricara componentes para automóviles, pero que se convierten en auténticos jeroglíficos en las empresas de servicios.

Según los expertos, una de las claves para empezar a gestionar las empresas de servicios como factorías de conocimiento es añadir a los tres ejes tradicionales de análisis -procesos, tecnologías y personas- un cuarto eje tanto o más importante: el espacio.

Un espacio que debería dividirse en tres tipologías: espacios personales, espacios compartidos por equipos de trabajo y zonas comunes o públicas. El centro de trabajo debería convertirse, en definitiva, en una «megaherramienta» de trabajo con un diseño enfocado por completo al confort físico y mental del usuario.

El objetivo es que pasar de una actividad individual a una de equipo sea cuestión de segundos, sin que haya que mover metros y metros de cables ni convocar una reunión formal. Evitando, en definitiva, los tiempos muertos.

Cómo ganar espacio

Espacios personales, espacios compartidos y zonas comunes para uso de todos los trabajadores. Todo eso está muy bien, pero ¿cómo se conjuga con la escasez de oficinas libres y con el coste desorbitado del metro cuadrado?

Para algunos expertos, el secreto no es disponer de más metros cuadrados, sino distribuirlos mejor: ganar metros en los puestos individuales, sobre todo en despachos de directivos, y dedicarlo a hacer más espacios comunes.

¿Tiene sentido que un directivo tenga un despacho enorme en el que apenas pasa tiempo? Algunos dirían que sí, que los necesitan por una cuestión de imagen. Para atender, por ejemplo, a clientes importantes.

Sin embargo, las compañías especializadas en diseño de espacios de trabajo insisten en que pueden acondicionarse «zonas VIP» en las que atender a las visitas más importantes mejor incluso que en el más lujoso de los despachos.

Pero quitarle metros a los jefes no es, aunque suene bien, la solución mágica para todo. Para asignar los espacios de una oficina hay que analizar durante días cuánto tiempo dedica cada persona a cada actividad -desde llamar por teléfono hasta reunirse con un superior- y qué trascendencia tiene cada tarea en el resultado final de su trabajo.

A partir de ahí todo es más fácil. Ya en 1993, un estudio conjunto de las empresas AF Steelcase y DEGW, especializadas en gestión de espacios, definía diferentes actividades propias de empresas de servicios en función de dos parámetros: interacción para trabajar en equipo y autonomía para el trabajo individual.

Salvo casos excepcionales, la mayoría de personas necesita de ambas cosas en diferentes momentos y la única manera de conseguirlo es disponer no sólo de puestos de trabajo individuales, sino también de espacios privados y salas de reunión de uso común para todo el personal.

Ciencia-ficción muy real

La tecnología, obviamente, juega un papel clave en las oficinas de hoy en día y será todavía más importante en las que se diseñen durante los próximos años.

Por un lado, porque cada día más profesionales disponen ya de auténticas «oficinas móviles» que les permiten trabajar desde cualquier punto en comunicación permanente con su central. Por el otro, porque algunos espacios de trabajo empiezan a ofrecer posibilidades inimaginables hasta ahora.

Un ejemplo es Bluespace, presentada por AF Steelcase y el gigante IBM como «la oficina interactiva y personalizada del futuro». Bluespace permite, entre otras cosas:

  • Controlar desde una pantalla táctil las condiciones ambientales del entorno (temperatura, flujo de aire, iluminación, humedad…).
  • Trabajar con el PC en cualquier punto gracias a un riel.
  • Indicar mediante un sistema de colores en un panel de separación si estamos fuera de la oficina, ocupados o atendiendo a una visita.
  • Proyectar en cualquier superficie, desde una mesa a una pared, la información del ordenador, convirtiendo los objetos en pantallas táctiles en las que el dedo sirve de cursor.

Estas tecnologías son un estadio muy avanzado de la gestión de espacios de trabajo, pero no están, obviamente, al alcance de la mayoría de empresas.

Distribuir con criterio el espacio disponible y acondicionar los puestos de trabajo es, en cambio, bastante más accesible.

Fuentes

  • AF Steelcase
  • DEGW
  • Manbar
  • Instituto Nacional de Seguridad e Higiene en el Trabajo

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