Secretaria, una profesional con salida a la que cada vez se exige más

La empresa de serviciosSecretaria Plus y la Federación Nacional de Asociaciones de Secretariado de España han presentado el cuarto estudio La profesión del secretariado, situación actual y perspectivas futuras.

Este análisis, que recoge datos como las nuevas funciones que están asumiendo las secretarias o los salarios que perciben, se ha realizado con una muestra de 2.630 profesionales, que han contestado a un cuestionario enviado por e-mail.

Entre las conclusiones del estudio destaca que las responsabilidades delas secretarias se están ampliando considerablemente y muchas de sus nuevas funciones están relacionadas con tareas fundamentales de ayuda al directivo, desde gestionar proyectos específicos hasta optimizar el uso de las nuevas tecnologías.

También se ocupan cada vez más de gestionar productos y servicios para la empresa (billetes de avión, reservas de hotel, caterings, material de oficina, etc.) que en muchos casos contratan a través de internet.

Las seis funciones más representativas de las secretarias son:

– Redactar documentación específica y elaborar informes y presentaciones.

– Buscar información a través de internet y gestionar el e-mail.

– Gestionar el archivo.

– Filtrar llamadas.

– Llevar a cabo la coordinación y comunicación con el resto de departamentos.

– Organizar reuniones, recibir visitas externas y gestionar viajes.

El incremento de sus responsabilidades ha ido acompañado de un aumento del n?mero de secretarias que tienen ayudantes. El 22% ya dispone de personas que les prestan apoyo, mientras que hace tan sólo dos años el porcentaje era insignificante.

Otro dato destacable del estudio es el que hace referencia al n?mero de secretarias que desearían asumir la responsabilidad de otros departamentos, el 71%, un porcentaje muy alto teniendo el cuenta que el 88% manifiestan estar satisfechas con su trabajo.

«Esto puede deberse a que muchas consideran que sus funciones no están suficientemente valoradas» y quizá por ello, aunque les guste ser secretarias, estarían interesadas en realizar tareas que gozan de más reconocimiento dentro de la empresa, asegura Elena Gómez, presidenta de Secretariaplus.com.

De secretarias a ?assisstants?

Esta misma idea es la que probablemente se encuentre detrás de otro dato curioso: al 51% de las encuestadas les gustaría denominarse assisstants o ayudantes de dirección.

Seguramente porque «el nombre de secretaria se asocia todavía a la imagen de chica para todo de los sesenta y los setenta. Ellas quieren mejorar esa imagen, pero la realidad es otra», pues el 66% de los profesionales que trabajan en las empresas las sigue llamando secretarias, explica Elena Gómez.

La presidenta de la Federación Nacional de Asociaciones de Secretariado de España, Elisa del Pino, puntualiza que aunque el cambio de nombre es una cuestión sobre todo de hábito social, ese hábito podría cambiar si, tal como se prevé, los estudios de secretariado pasan a denominarse estudios de assisstant o ayudante de dirección.

Una profesión con salida

Elena Gómez asegura que a pesar de la desaceleración económica y de que cada vez es más habitual en las empresas que varios directivos compartan secretaria, la oferta de empleo para estas profesionales se mantiene.

«De hecho, lo que nos cuesta es encontrar chicas jóvenes y con vocación que quieran cursar estudios de secretariado».

Por tanto, existen posibilidades de encontrar trabajo como secretaria, sobre todo para ocupar puestos de assisstant de dirección, pero para ello se requiere experiencia, una sólida formación en técnicas de secretariado, un excelente dominio de varios idiomas y una disponibilidad total para trabajar en el horario que requiera el directivo, incluidos fines de semana si es necesario.

Las profesionales que re?nen este perfil suelen estar bien remuneradas, ya que pueden cobrar hasta 30.000 euros al año e incluso llegar a los 48.000 como secretarias de presidencia en una multinacional, frente a los escasos 8.000 euros de una recepcionista o una secretaria que trabaje en una PYME.

Habilidades profesionales

Seg?n Secretaria Plus, las principales habilidades funcionales y socioprofesionales que debe poseer una secretaria son:

– Polivalencia (multifuncionalidad).

– Perfecto dominio de las técnicas de atención telefónica y servicio al cliente.

– Conocer y aplicar las normas de protocolo empresarial.

– Saber organizar y planificar todo tipo de actos de empresa.

– Conocer la importancia de su papel en la imagen corporativa.

– Saber trabajar para más de un directivo y saber trabajar en equipo.

– Saber planificar y organizar el propio trabajo.

– Tener iniciativa y ser una persona proactiva.

– Desarrollar la capacidad de negociación y las dotes comerciales.

– Desarrollar habilidades como la empatía, la cortesía o la escucha activa.

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