Los resultados del quinto estudio ‘El secretariado en España. Evolución de la profesión del secretariado’, elaborado por Secretariaplus.com, confirman que las profesionales del sector están asumiendo cada vez mayores responsabilidades y llevando a cabo más tareas. Según este informe, las principales áreas de responsabilidad de las secretarias son éstas:

– Búsqueda de información en Internet (98%)

– Filtrado de llamadas (97%)

– Organización de reuniones y recepción de visitas (89%)

– Gestión del archivo (88%)

– Redacción de documentación escrita (87%)

– Coordinación/comunicación entre departamentos (86%)

– Filtrado de correo postal (84%)

– Gestión de la agenda del directivo (84%)

– Organización de viajes (83%)

– Elaboración de presentaciones e informes (75%)

– Filtrado de correo electrónico

También destacan funciones como la organización de eventos y la gestión y compra de los productos y servicios que utiliza la empresa: reservas de billetes de avión y de hotel, correos y mensajería, material de oficina, catering, alquiler de vehículos, regalos de empresa, etcétera.

Pero además hay que añadir nuevas funciones relacionadas con el apoyo a la presidencia y la dirección general en juntas generales, actas y consejos; la organización de eventos corporativos, de relaciones públicas y de imagen; la coordinación de proyectos internos entre departamentos; la gestión de subvenciones; el apoyo al departamento comercial; la creación de bases de datos y la actualización de contenidos de la página web, entre otras.

No es pues de extrañar que las secretarias de dirección necesiten apoyo (un 23% tiene ayudante), y tampoco es raro que se hayan convertido en unas profesionales imprescindibles. De hecho, el 80% asegura que el día que no está en la oficina es el caos y al jefe se le cae el mundo encima. Más de un 50% afirma además que el día que no está en su puesto la empresa no deja de llamarla por teléfono para solucionar problemas. No se les da ni un respiro: en el 9% de los casos no se respeta su tiempo libre durante el fin de semana, y en horario de oficina el 42% trabaja más de ocho horas diarias.

Satisfechas con su profesión

A pesar del alto grado de exigencia al que están sometidas, el 58% de las secretarias encuestadas por Secretariaplus.com afirma que se dedica al secretariado por vocación, y un aplastante 90% asegura que se siente satisfecha con su profesión. Muchas incluso estarían dispuestas a asumir nuevas responsabilidades, y eso que el 43% considera que su empresa no valora el trabajo que lleva a cabo, si bien éste es un porcentaje que con los años ha perdido cierto peso. De hecho, en 2004 era superior en siete puntos, pues alcanzaba el 50%.

La fidelidad es otro rasgo que caracteriza a las secretarias: el 46% lleva más de cinco años en su actual puesto de trabajo; el 29%, de dos a cinco años y el 14%, de uno a dos. Sólo el 11% lleva menos de un año.

Pero tanta dedicación y entrega no ha ido acompañada de una mejora salarial, pues el 30% de las secretarias percibe todavía un sueldo inferior a los 18.000 euros anuales. Sólo un 12% de las profesionales cobra más de 30.000 euros al año.

Una sólida formación, pieza clave

Lo que sí es cierto es que a mayor preparación, mayor salario, pues las profesionales con un alto nivel de idiomas y sólidos conocimientos de ofimática y de técnicas de secretariado tienen la posibilidad de alcanzar una alta remuneración. Las profesionales del sector son las primeras en saberlo. El 77% considera prioritarios los estudios de secretariado para ejercer, una formación que posee el 49% de las encuestadas, frente a un 25% de tituladas universitarias, un 14% con otros estudios y un 12% sin titulación, pero con experiencia.

La inexistencia de un título universitario en secretariado lleva a quienes se dedican a la profesión a cursar estudios de la profesión no reconocidos oficialmente o a seguir estudios universitarios de cualquier disciplina.

Las secretarias encuestadas por Secretariaplus.com reconocen que necesitan actualizar conocimientos en áreas como idiomas (27%), gestión y liderazgo (25%), nuevas tecnologías (19%), protocolo y RR.PP. (18%) y comunicación escrita y oral (11%). Los idiomas ocupan de nuevo el primer lugar de la lista seguidos, por primera vez, en este quinto estudio El Secretariado en España, por un cierto aumento de las necesidades formativas en gestión y liderazgo (en 2004 el porcentaje era del 19%).

Las secretarias piden que se cree por fin una titulación universitaria en la que se impartan los muchos conocimientos que este colectivo precisa para ejercer su profesión, pero piden también un cambio en el nombre que las identifica dentro del mercado laboral. En lugar de secretarias preferirían que se las llamara asistentes de dirección (32%), secretarias de dirección (20%), secretarias ejecutivas (20%) o ayudantes de dirección (17%). Sólo el 10% opta por la tradicional denominación de secretaria.

Poco a poco la reivindicación del «cambio de nombre» se está haciendo realidad pues el término assistant o asistente/ayudante de dirección, hace unos años escasamente utilizado, se emplea ya en un nada desdeñable 19% de las empresas.

Qué esperan de sus jefes

Las secretarias esperan de las empresas un mayor reconocimiento y también desean que se las llame assistants, pero además tienen una larga lista de peticiones para sus superiores. El jefe ideal para ellas debería ser: comunicativo, capaz de delegar y de sacar lo mejor de cada persona, comprensivo, organizado, paciente, con capacidad de liderazgo, inteligente, respetuoso, buen profesional, emprendedor, educado, humano y honrado, que sepa escuchar, que sepa gestionar equipos y tenga sentido del humor. ¡Casi nada!

Claro que las propias secretarias tampoco se quedan cortas a la hora de definir el perfil de la profesional perfecta, o al menos de la que creen que así está considerada por los jefes. Debería poseer cualidades como: la confidencialidad y la discreción, la capacidad de organización, la empatía y la amabilidad, la proactividad y la iniciativa, la flexibilidad, la eficiencia, la responsabilidad, el saber estar, el sentido común, la lealtad, el don de gentes y una buena capacidad de comunicación. Parece un perfil imposible de reunir, sin embargo existen secretarias que poseen todas esas habilidades y contribuyen notablemente a la excelencia de las empresas en las que trabajan.

Entrevista con la mejor secretaria 2006

María Luisa ‘Chiqui’ Florensa, ganadora del Premio Manpower Mejor Secretaria/o 2006. Tiene 45 años y es ‘assistant’ ejecutiva de dirección de nuevos proyectos en la empresa Mediapro.

«Se espera que seas capaz de asumir una responsabilidad ejecutiva»

¿Ha sido ésta la primera vez que te presentabas al Premio Manpower Mejor Secretaria/o del año?

Sí, me habían invitado en otras ocasiones, perono me había resultado posible participar. Este año he podido y poco a poco he ido superandolas diferentes fases: quedé primera en Cataluña y Aragón, llegué a la final de Madrid y la gané.

¿Qué opinas del resto de participantes?

He podido comprobar que las finalistas de las diferentes comunidades autónomas son profesionales muy preparadas y que si han llegado a la final ha sido por méritos propios. Además me ha alegrado comprobar que se alejan del estereotipo de secretaria que se limita a unas tareas muy concretas. Las secretarias que he conocido en el concurso son muy polivalentes.

¿Qué te han parecido las diferentes pruebas? ¿Eran difíciles?

Las de la CC.AA. tenían una dificultad y una complejidad media-alta. Las de la final eran más duras y las tenías que realizar en menos tiempo. La que más me costó fue la dinámica de grupo. A las participantes se nos asignó un determinado rol: secretaria con familia, sin familia… y la prueba consistía en que nos pusiéramos de acuerdo para repartirnos unas vacaciones que eran imposibles de repartir. Cada una de nosotras debía argumentar por qué tenía derecho a hacer las vacaciones en unas determinadas fechas, teniendo en cuenta que sólo dos personas podían hacerlas al mismo tiempo.

¿Recomendarías a otras secretarias presentarse al premio?

Por supuesto. Es una experiencia muy agradable porque la organización es muy seria, pero al mismo tiempo es capaz de crear un entorno cálido y próximo. Además conoces a muchas personas con diferentes puntos de vista sobre el secretariado y eso te da una mayor perspectiva de esta actividad.

Llevamos años oyendo que la profesión de secretaria no goza del reconocimiento que merece. ¿Es un tópico?

No es un tópico, creo que es una afirmación cierta. Se da por hecho que de un modo u otro vas a llevar a cabo las tareas que te asignan, pero no se valora de forma clara la dificultad del trabajo que llevas a cabo. No es mi caso, ni mucho menos, yo tengo la suerte de trabajar con un gran equipo, pero en general creo que es cierto que la profesión de secretaria no goza del reconocimiento que merece. Además hay un factor que nos impide crecer profesionalmente, un techo de cristal que no nos deja alcanzar otras posiciones. Lo que quiero decir es que resulta muy difícil que una secretaria de dirección pueda optar a un cargo de técnico especializado, por ejemplo de adjunta en departamentos como marketing, administración y finanzas o recursos humanos. Dispones de los conocimientos necesarios para ocupar esos puestos, pero no se te permite acceder a ellos.

¿Qué habilidades y cualidades esperan hoy las empresas de una secretaria?

En mi opinión se espera que seas una profesional proactiva, responsable, ordenada, resolutiva, muy discreta, asertiva, que sepas comunicarte adecuadamente, poseas un cierto grado de empatía y seas capaz de asumir una responsabilidad ejecutiva.

¿Y qué conocimientos se precisan?

Es importante poseer un buen nivel de ofimática y también conocimientos de idiomas. Además has de saber cómo gestionar documentación de forma eficaz.

¿Cuál es tu consejo para quienes deseen dedicarse al secretariado?

Yo les diría que si están seguras de que quieren trabajar como secretarias se preparen bien y que cuando accedan a un empleo reclamen que se les asignen las tareas que son inherentes al trabajo de secretaria.

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