Cómo hacer presentaciones eficaces

Cualquier persona a quien se plantee el reto de hacer una presentación puede lograrlo con éxito si se ciñe a unas determinadas normas y aplica las técnicas adecuadas.

Lo primero que deberá preocuparle es la audiencia. Para conocerla, nada mejor que preguntarse:

  • Qué perfil tiene: edad, sexo, nivel social y cultural�
  • Qué espera de la presentación: entretenerse un rato, obtener datos precisos, que las explicaciones le sirvan para solucionar un problema en su empresa, etc.
  • Qué conocimiento tiene del tema: no sabe nada, es un experto en la materia, tiene una vaga referencia�
Todo esto ayudará a definir el objetivo de la presentación: qué voy a explicar, en qué me voy a centrar y con qué finalidad. Partiendo de estas premisas, lo siguiente es preparar la estructura de la presentación, que debería seguir el siguiente planteamiento:
  • Introducción, en la que se destacarán los objetivos y puntos clave de la presentación.
  • Desarrollo de cada uno de los puntos.
  • Cierre con las conclusiones que responden a las preguntas o dudas iniciales.
El paso siguiente es preparar el discurso anotando los temas a tratar, haciendo un guión con lo que vamos a decir, preparando una documentación completa para entregar a los participantes, disponiendo el material de apoyo (PowerPoint, transparencias, etc.) y ensayando la presentación.

Todo esto puede llevarnos desde unas horas hasta varios meses, según la complejidad del tema y el tiempo que se nos haya concedido para hacer la presentación. En intervenciones muy cortas sólo dispondremos de diez o quince minutos, en las más largas se puede llegar a dos horas, pero lo habitual son de treinta a cuarenta y cinco minutos.

Los secretos de un buen orador

Hasta aquí preparar una presentación no parece difícil. Lo complicado, muchas veces, es enfrentarse al auditorio: vencer el miedo escénico. Para conseguirlo hay que ser consciente de que el público no espera que seamos perfectos. Es exigente, pero por lo general bastante comprensivo.

Si sobre el papel hemos resuelto bien la presentación, a la hora de pasar a la acción lo haremos sin problemas si previamente preparamos las técnicas de comunicación verbal y no verbal, por ejemplo:

  • Estableciendo contacto visual con el auditorio: mirando a los ojos a alguna de las personas del público, pero cambiando de individuo de vez en cuando y de un lado a otro de la sala para que nadie se sienta ignorado.
  • Gesticulando para acompañar las explicaciones con expresiones, pero sin exagerar.
  • Marcando el ritmo del discurso: haciendo hincapié con los gestos, el tono de voz, los silencios, etc., en aquellas ideas clave que nos gustaría que el público recordara.
  • Hablando con seguridad, con voz fuerte y clara, sin titubeos ni rodeos.

Errores a evitar

No hay nada peor para el público que un ponente pesado, que hable mucho sin decir nada o que se exprese tan mal que nadie logre entenderle. Un buen orador debe enfocar su discurso de acuerdo con las necesidades de su audiencia y evitar errores como:

  • Hablar en voz baja y no vocalizar bien.
  • Leer la presentación: el público espera del ponente que le proporcione mucho más de lo que aparece en la documentación escrita.
  • Extenderse excesivamente.
  • Llevar el tema poco preparado.
  • Acabar súbitamente la conferencia sin ofrecer conclusiones: el público pensará que �falta algo�.
  • Abusar del PowerPoint: es muy útil, pero no debe cobrar más protagonismo que el ponente.
  • Evitar el turno de preguntas. Según qué público valorará mucho que el conferenciante responda a sus preguntas y escuche casos personales. Eso aumenta notablemente su satisfacción.
  • Aunque el tema no cambie, hay que adaptar el discurso a las características de la audiencia, en lugar de pronunciar siempre la misma conferencia.

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