«No puede ser que las secretarias todavía tengamos que ser autodidactas»

Araceli Bundó, Ganadora del VII Premio Manpower Mejor Secretaria/o del año 2005 (Assistant de la responsable de registros de los laboratorios Ipsen Pharma)

Araceli no iba para secretaria, quería ser farmacéutica, aunque luego se formó en turismo. Al final acabó en el secretariado y hoy con 38 años y una larga experiencia laboral a sus espaldas se la ha reconocido como la mejor profesional de España.

¿Qué te llevó a presentarte al VIII Premio Manpower Mejor Secretaria/o Año 2005 en el que compiten profesionales de toda España?

No era la primera vez que lo hacía, de hecho me he presentado a todas las ediciones, excepto a la primera porque no supe que se convocaba. Pero hasta ahora no había llegado a la final de Madrid. Me presenté al premio por curiosidad, me gustó lo que vi y año tras año he ido repitiendo la experiencia. Además estoy orgullosa de ser «reincidente».

El premio consta de diferentes fases en las que hay que medirse con secretarias de toda España. ¿Qué opinas de las pruebas?

Son duras, mucho más de lo que se pueda pensar. En la de cultura general, por ejemplo, te pueden hacer preguntas de cualquier materia: historia, arte, economía, actualidad, protocolo… y en la de informática entran todos los programas del paquete Office. Una de las pruebas que me parece más difícil es la de idiomas, que tiene una parte escrita donde has de demostrar un buen nivel de gramática, pero la prueba reina es la oral. Tienes delante a siete expertos mirándote, observando tu capacidad de reacción, tu rapidez en contestar preguntas, tu modo de actuar… Una se siente muy pequeñita delante de semejantes profesionales.

La prueba dura sólo diez minutos, pero parecen diez horas. Acabas mentalmente agotada.

¿Qué has aprendido de tu paso por el Premio Manpower?

Mi paso por el premio me hapermitido confirmar que en España tanto la preparación como la profesionalidad de las secretarias es enorme. Hay personas muy preparadas, pero eso, desgraciadamente, es algo que la gente desconoce y quizá por ello no valora el trabajo que hacemos. Cuando piensan en una secretaria se imaginan cafés, cartas y teléfono, pero en realidad nuestro trabajo va muchísimo más allá.

¿Recomiendas a otras secretarias que se presenten al premio?

Por supuesto, porque aunque no lleguen a la final, la posibilidad de compartir ideas, opiniones y experienciascon personas de su misma profesión es muy valiosa. Tienen casi las mismas vivencias que tú, pero cada una soluciona los problemas con los que se encuentra de forma diferente y de eso se puede aprender mucho. Además, la organización del premio es excepcional, les doy un diez.

¿Tiene algo que ver la actual profesión de secretaria con la de los tiempos en que el trabajo consistía en tomar notas y mecanografiar cartas?

Nada que ver. A las secretarias de hoy se nos pide que seamos proactivas y versátiles, que sepamos discernir entre lo que es urgente y lo que no lo es. Cuando tu jefe te encarga un trabajo has de ser autónoma a la hora de realizarlo y solucionar los problemas que te puedan surgir porque tu misión es descargar a tu superior de todas las tareas que puedas asumir directamente en las que no sea imprescindible que él o ella intervenga.

¿En qué se concretan las funciones de una secretaria?

La lista de trabajos es muy larga. Uno de ellos es el filtraje, pero no sólo de llamadas telefónicas, sino de cualquier interrupción innecesaria dirigida al jefe: correos electrónicos, personas que quieren entrar en su despacho… A tu mesa pueden llegar mil temas relacionados con el jefey has de saber priorizarlos y dejar pasar sólo los que sean realmente urgentes y deban solucionarse en ese momento, y para eso se requiere al mismo tiempo mano dura y mano izquierda a fin de evitar malos entendidos.

¿Qué es lo que más detesta un jefe o jefa de una secretaria?

A cada persona le molestan cosas diferentes, pero creo que hay algo que todos detestan: que les reclames un asunto antes de que lo hagan ellos. Eso de que les vayas detrás con según qué cosas no les gusta, -excepto a mi jefa actual-, pero luego te reconocen que es necesario y te lo acaban agradeciendo.

Y, ¿qué es lo que más valoran en materia de habilidades, la eficacia o la mano izquierda?

Yo creo que la eficacia. Si haces bien tu trabajo no tienes luego que intentar arreglar nada. La mano izquierda sólo hay que usarla para intervenir con tacto en determinadas situaciones.

Secretarias hay muchas, pero pocas llegan a assistants de dirección. ¿Qué hace falta para alcanzar ese puesto?

Sobre todo experiencia. Desgraciadamente, -y ésta es una reivindicación que hago como ganadora del Premio Manpower y como miembro de la ASSEP, la Asociación de Secretarias Profesionales de Cataluña-, las secretarias necesitamos que existan estudios oficiales de secretariado, quizá una diplomatura, para que todo el mundo pueda asociar nuestro trabajo a unos conocimientos determinados. Ahora, lo único que puedes seguir son cursos privados y algunos masters o programas especializados que organizan centros e instituciones del sector, pero no existen estudios reglados. Hay un ciclo formativo de administrativo, pero en él no se enseñan las funciones específicas de nuestra profesión.No puede ser que a estas alturas las secretarias todavía tengamos que ser autodidactas.

Desde fuera, da la sensación de que las secretarias sois profesionales muy unidas. ¿Es así realmente?

Hay de todo, pero en general el colectivo está bastante bien avenido. Eso ayuda porque si te ves en un apuro profesional siempre puedes llamar a una compañera y pedirle consejo. Con lo que ella te explique tú lo aplicas teniendo en cuenta la psicología de tu jefe. Este tipo de consultas es habitual y también es muy frecuente llamar a las secretarias de los jefes con los que se relaciona el tuyo, sobre todo si hay que preparar un trabajo o informe conjunto u organizar reuniones o cualquier otro tipo de encuentro entre jefes.

¿Qué deben saber acerca del secretariado las personas que quieran dedicarse a él?

Yo les recomendaría paciencia y buenas dosis de psicología. La secretaria o el secretario son el nexo de unión entre su jefe y cualquier persona que se relacione con él o con su departamento. Y para mediar entre ambas partes hay que ser muy empático, es decir, saber ponerse en el lugar de los demás y calmar los ánimos cuando haga falta.

¿Y está eso bien pagado?

Hay de todo, pero en general los sueldos son más bien bajos en relación con las responsabilidades que se asumen.

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