¿Hasta dónde es útil el ‘e-mail’?

Que muchos de los correos que llegan a la bandeja de entrada de nuestro ordenador son totalmente inútiles, es algo que ya es de sobra conocido entre los usuarios habituales de esta herramienta. Igual que la pérdida de tiempo que representa realizar una limpieza de estos mensajes para quedarse con lo que realmente sirve para el desarrollo de nuestra labor.

Los ejecutivos y sus correos electrónicos han sido, precisamente, objeto de un estudio por parte de la empresa Plantronics en España. Según esta investigación, estos profesionales dedican más de dos horas al día a comunicarse a través de los e-mail. Si acumulamos este tiempo, se concluye que los ejecutivos españoles dedican diez años de su vida laboral a esta tarea (cálculos realizados sobre una jornada media de ocho horas y una vida profesional de 40 años).

De los mensajes que se leen, la mitad se consideran carentes de relevancia, es decir, cinco años del devenir profesional se dedican a esta actividad. Al menos según la opinión de más de 200 altos cargos directivos, de todos los sectores, recogida en una encuesta realizada por la empresa Sondea.com, encargado por Plantronics.

Avance virtual

Si entramos más al detalle en los datos ofrecidos en este estudio, los encuestados afirman que pasan una media de 2,68 horas al día navegando por internet; 2,24 utilizando el correo electrónico; 1,49 horas en reuniones y 1,33 al teléfono. Así vemos que los métodos tradicionales de comunicación se han visto claramente sustituidos por las opciones virtuales.

Sin embargo, los directivos consultados (47,7 por ciento) consideran mucho más eficaces las conversaciones telefónicas que el correo electrónico y también se decantan por utilizar este medio (52,2 por ciento). Igualmente, el 48,95 por ciento de los mensajes recibidos por correo electrónico son considerados irrelevantes y el 51,05 por ciento sí que tiene importancia.

Curiosamente, el estudio señala a los divorciados como los profesionales que reciben mayor número de e-mail irrelevantes en relación con su trabajo, hasta un 69,7 por ciento del total que les envían.

Pese a todo, el uso de las nuevas tecnologías es ampliamente aceptado por los ejecutivos españoles. De hecho, siete de cada diez consultados afirma que estas herramientas de comunicación han mejorado el equilibrio entre su trabajo y su vida.

¿Y en Europa?

Si comparamos la situación de los profesionales españoles con la de los ejecutivos del Norte de Europa (gracias a un estudio realizado también por iniciativa de Plantronics a través del Henley Management Collegue), en nuestro país se pierde más tiempo en la lectura de los correos irrelevantes que en el continente.

Este otro estudio sostiene que un uso eficaz de los e-mail permite mejorar tanto los procesos y el intercambio de información como la toma de decisiones. Además, su mal uso puede ocasionar un entorno despersonalizado, reducir la capacidad de acción de las personas y hacer que éstas tiendan a proteger su posiciones.

El documento también se muestra favorable a un mayor uso del teléfono, al tratarse de una herramienta que reduce el tráfico de correos y que permite aclarar cuestiones y agilizar el proceso de toma de decisiones. Como afirma el director general de Plantronics para Europa, Philip Vanhoutte, «el teléfono se usa como herramienta de comunicación secundaria y el correo como la principal, a pesar de su impacto negativo en la productividad y la salud de los empleados y en el balance de las empresas».

¿Quieres ser más productivo? Utiliza tu móvil

El uso de esta modalidad de telefonía permite realizar varias actividades al mismo tiempo, según un estudio realizado por Nokia.

Las utilidades del teléfono móvil son de sobra conocidas por todos. Pero un nuevo factor se une a ellas: el incremento de la productividad que provoca en sus usuarios.

Un reciente estudio de la compañía Nokia revela que el 62 por ciento de las personas que utilizan móviles realiza entre dos y tres actividades al tiempo que atiende una llamada. ¿Un ejemplo? Realizar búsquedas, o incluso la compra, a través de internet.

Y muchos de los usuarios son conscientes de este hecho. Así, el 63 por ciento de los consultados sostiene que sin estos dispositivos serían menos productivos. Además, el 74 por ciento afirma que su utilización le ayuda a realizar varias tareas al mismo tiempo. Entre las actividades mencionadas, un 75 por ciento de las mujeres afirma que suele cocinar, y el 50 por ciento reconoce que se maquilla mientras habla por el móvil.

Más que una llamada

La inclusión, cada vez mayor, de extras en estos aparatos telefónicos (calendarios, correo electrónico, mensajería) hace que sirvan para algo más que llamar por teléfono. «Esto contribuye a que algunas personas sean más productivas en el trabajo y a que otras puedan gestionar sus hogares de forma más eficiente», explica el directivo del área de dispositivos de Nokia, Dom Fried-Booth.

Pese a que el 48 por ciento de los encuestados afirma que realiza otra tarea al tiempo que habla por el móvil, esta conversación es la que centra su interés. Pero siempre puede darse alguna que otra situación comprometida: el 47 por ciento de los participantes en la encuesta reconoce haber enviado un mensaje de texto romántico a la persona equivocada, siendo un 56 por ciento de ellos mujeres.

Este estudio se realizó entre el 15 de octubre y el 1 de noviembre de 2007, a través de la página web de Nokia. Entre los países participantes figuran España, Reino Unido, Finlandia, Italia, China, Brasil, Alemania, Dinamarca, Francia, Estados Unidos, Suecia y Noruega.

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